Quels documents obligatoires demander à un sous-traitant auto-entrepreneur ?

La checklist des documents obligatoires à demander à un sous-traitant

Pour sécuriser votre relation avec un sous-traitant auto-entrepreneur, cinq documents sont incontournables. Les voici, avec leur durée de validité spécifique.

• Attestation de vigilance – délivrée par l’URSSAF, elle doit dater de moins de 6 mois. Elle prouve que le sous-traitant est à jour de ses cotisations sociales.
• Attestation de régularité fiscale – délivrée par la DGFiP, elle doit concerner l’année civile en cours. Elle atteste que l’auto-entrepreneur n’a pas de dettes d’impôts.
• Extrait Kbis ou D1 – pour une société : extrait Kbis ; pour un artisan : inscription au Répertoire des Métiers (document D1). Les deux doivent dater de moins de 3 mois.
• Attestation d’immatriculation à l’URSSAF – ce document prouve que le sous-traitant est bien enregistré en tant qu’auto-entrepreneur. Il est obligatoire dès la signature du contrat.
• Attestation sur l’honneur de non-condamnation – le sous-traitant déclare par écrit ne pas avoir été condamné pour travail dissimulé. Sans ce document, vous ne pouvez pas prouver votre bonne foi.

Conservez ces pièces dans un dossier dédié. Pour un contrat atteignant 5 000 € HT cumulés sur l’année, l’obligation de vigilance s’applique. Les vérifications doivent être renouvelées tous les 6 mois pendant toute la durée de la collaboration.

Attestation de vigilance sociale : l’obtenir et la vérifier

Comment obtenir l’attestation de vigilance auprès de votre sous-traitant

L’attestation de vigilance sociale est le document qui prouve que votre sous-traitant auto-entrepreneur est à jour de ses cotisations auprès de l’URSSAF, de la SSI (Sécurité Sociale des Indépendants) ou de la MSA (Mutualité Sociale Agricole). Ce document est obligatoire pour tout contrat soumis à l’obligation de vigilance.

Voici les points clés à connaître pour bien obtenir ce justificatif :

• Délivrance : le sous-traitant télécharge l’attestation directement depuis son compte sur urssaf.fr
• Validité : le document doit être daté de moins de 6 mois pour être recevable
• Obligation : exigible dès que le montant total des contrats atteint 5 000 € HT par année civile

Ne vous contentez pas d’un simple numéro de sécurité sociale. L’attestation de vigilance est un document officiel comportant un numéro unique et un QR code qui permet sa vérification.

Comment vérifier l’authenticité de l’attestation sur le site URSSAF

Une fois l’attestation reçue, vous devez impérativement en contrôler l’authenticité. Ne faites pas confiance à un simple fichier PDF : la falsification de ce document expose à des risques juridiques majeurs.

Utilisez le service en ligne dédié de l’URSSAF pour vérifier en temps réel :

• Le numéro d’attestation mentionné sur le document
• La date de validité : elle ne doit pas dépasser 6 mois à compter de sa délivrance
• L’identité du sous-traitant : le nom et le numéro SIRET doivent correspondre

Tout document non vérifiable (numéro absent, QR code illisible) ou expiré doit être refusé immédiatement. Vous devez exiger une nouvelle attestation avant toute poursuite de la collaboration. En cas de doute, contactez directement l’URSSAF. Cette vérification ne prend que quelques secondes et vous protège d’une responsabilité solidaire pouvant aller jusqu’à 45 000 € d’amende pour une personne physique.

Attestation de régularité fiscale : pourquoi est-elle obligatoire ?

Cette attestation est la preuve que votre sous-traitant auto-entrepreneur est à jour de ses déclarations et paiements d’impôts. Sans elle, vous ne pouvez pas justifier de votre vigilance fiscale et vous vous exposez à des sanctions. Voici ce qu’il faut retenir :

• Datée de l’année civile en cours une attestation de l’année précédente est refusée par l’administration.
• Téléchargeable sur impots.gouv.fr votre sous-traitant la récupère dans son espace professionnel, rubrique « Mes documents ».
• Prouve l’absence de dettes fiscales elle certifie que l’auto-entrepreneur n’a pas d’impôts impayés (revenu, TVA, CFE, etc.).
• Obligatoire pour tout contrat ≥ 5 000 € HT ce seuil cumulé sur l’année déclenche l’obligation légale de la demander.
• Ne pas confondre avec l’attestation de vigilance sociale la première concerne les impôts (DGFiP), la seconde les cotisations sociales (URSSAF). Les deux sont obligatoires.

Concrètement, si le montant annuel de vos contrats avec ce sous-traitant atteint 5 000 € HT, vous devez détenir une attestation de régularité fiscale valide. Gardez-la précieusement : en cas de contrôle, l’administration vous demandera de prouver que vous avez respecté vos obligations de vérification.

Extrait Kbis et justificatifs d’immatriculation pour auto-entrepreneur

Le justificatif d’immatriculation varie selon le statut de votre sous-traitant. Pour une société commerciale, exigez un extrait Kbis daté de moins de 3 mois. Un artisan doit fournir un extrait D1, délivré par le Répertoire des Métiers.

Pour un professionnel libéral, l’inscription au Répertoire SIRENE (via l’INSEE) fait foi. Ces documents prouvent l’existence légale et la régularité de l’activité. Sans eux, vous ne pouvez pas vérifier la capacité juridique de votre sous-traitant à travailler.

Demandez toujours une version récente : un Kbis de plus de 3 mois est considéré comme obsolète. Cette vérification simple vous protège contre les risques de travail dissimulé et sécurise votre relation contractuelle.

Obligation de vigilance : quels risques en cas d’oubli ?

Dès que le montant cumulé de vos contrats avec un sous-traitant auto-entrepreneur atteint ou dépasse 5 000 € HT sur une année civile, l’obligation légale de vigilance s’enclenche automatiquement. Vous devez alors collecter et vérifier l’ensemble des documents obligatoires avant la signature, puis renouveler ces vérifications tous les 6 mois pendant toute la durée de la collaboration.

Ne pas respecter cette obligation vous expose à des sanctions pénales lourdes. Le Code du travail prévoit jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 euros pour une personne physique. Pour une personne morale (entreprise, association), l’amende peut atteindre 200 000 euros. Ces sanctions s’appliquent en cas de travail dissimulé ou de non-respect des obligations déclaratives.

Au-delà du pénal, le risque le plus immédiat reste la responsabilité solidaire. Si votre sous-traitant ne paie pas ses cotisations sociales ou ses impôts, l’administration peut vous réclamer le paiement de ces sommes à sa place. Vous devenez solidairement responsable des dettes fiscales et sociales de votre sous-traitant. Une seule omission dans votre dossier de vigilance suffit à engager cette solidarité financière, sans que vous puissiez invoquer la bonne foi. La mise à jour régulière des documents est donc votre seule protection juridique efficace.

FAQ : questions fréquentes sur les documents sous-traitant

Quels sont les documents à exiger d’un sous-traitant auto-entrepreneur ?

Vous devez exiger l’attestation de vigilance sociale, l’attestation de régularité fiscale, un extrait Kbis ou récépissé d’immatriculation, ainsi que le justificatif d’assurance responsabilité civile professionnelle.

Quelles différences entre documents sous-traitant et documents prestataire ?

La différence clé est l’obligation de vigilance : en sous-traitance, vous devez vérifier l’attestation sociale et fiscale sous peine de solidarité financière. Pour un prestataire simple, ces documents ne sont pas imposés par la loi.

Quels justificatifs demander à un auto-entrepreneur avant de collaborer ?

Demandez un extrait Kbis ou le récépissé de déclaration, une pièce d’identité, une attestation d’assurance, le numéro SIRET, ainsi que les attestations de vigilance sociale et fiscale si le contrat relève de la sous-traitance.